Warum solltest du Excel nicht mehr benutzen?

Wenn mich ein Nutzer um Hilfe bittet und einen Satz sagt, der mit "Ich habe ein gemeinsames Excel-Blatt, das..." oder "Ich habe ein Excel mit einem Makro, das..." beginnt, ist das erste, was mir in den Sinn kommt, "Du benutzt nicht das richtige Tool". Du brauchst etwas, von dem du vielleicht gar nicht weißt, dass du es brauchst (wahrscheinlich eine Datenbank oder Software), das diese Funktion abdecken soll. Und woher weißt du, ob du ein weiteres Tool brauchst?

Dinge, die ein Unternehmen nicht mit Excel machen sollte

- Erstelle deine Berechnungen (Strukturen, Anlagen, Infrastrukturen ...) in Excel.

- Angebote erstellen, Bestellungen verwalten, Lieferscheine mit Excel erstellen.

- Erstelle, teile und speichere Berichte und Berichte in Excel.

- Verwalte Projekte mit Excel, Kanban in Excel, Gantt in Excel.

- Behalte den Überblick über Personal, Fehlzeiten, Stechuhren und Urlaub in Excel.

- Speichert Kunden- und Lieferanteninformationen in Excel.

- Basiere deine Buchhaltung und strategische Planung auf Excel.

Aber das ist noch nicht alles. Hier sind 6 Gründe, warum du aufhören solltest, Excel zu benutzen, und dich nach einem Tool umsehen solltest, das deinen Bedürfnissen besser entspricht.

1. Excel ist eine einfache Tabelle. Es gibt nichts, was dich daran hindert, versehentlich in die falsche Zelle zu tippen oder Daten zu verschieben oder zu kopieren und dadurch Daten zu verlieren.

2. Die Geschwindigkeit einer Excel-Tabelle ist nicht mit der eines Entwicklungstools zu vergleichen. Operationen wie die Suche über mehrere tausend Zeilen, die in Excel unerschwinglich sind, werden in der Software mühelos ausgeführt. Wenn du eine Abfrage mit Excel erstellst, dauert das im Durchschnitt 3 Minuten, während du mit anderer Software die gleiche Abfrage in 0,3 Sekunden erstellen kannst.

3. Excel-Tabellen können sehr groß sein und riesige Mengen an Daten ansammeln. Aber selbst das ist nichts im Vergleich zu dem, was man in einer entwickelten Datenbank speichern kann. Und selbst wenn du große Datenmengen in Excel speichern kannst, kannst du die Daten nicht richtig verwalten, die Suche ist langsam und es ist leicht, Fehler zu machen und falsche Ergebnisse zu liefern.

4. In einer Excel-Tabelle kannst du keine automatischen Aktionen durchführen oder interne Benachrichtigungen erhalten. Das System ist passiv, es informiert dich nicht und führt keine Aktionen aus, du kannst nur Daten eingeben und ausfüllen/abfragen. Im Gegensatz dazu kann eine Softwareentwicklung eine beliebige Anzahl von Arbeitsabläufen berücksichtigen, unabhängig von ihrer Komplexität (das ist bei einer Tabellenkalkulation nicht möglich).

5. Eine Excel-Tabelle ist nichts anderes als eine Tabelle. Egal, wie sehr du sie einfärbst oder ihre Eigenschaften änderst, sie ist nie mit der Oberfläche zu vergleichen, die du mit einer App oder einem Web bekommst.

6. Bei der Softwareentwicklung legst du fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen Zugriff auf welche Informationen haben und welche Aktionen jeder von ihnen durchführen kann.

Diese Sicherheit ist mit einer Excel-Tabelle nicht möglich. Die Excel-Tabelle ist ein harter Gegner, den es zu schlagen gilt. Erstens, weil der Gebrauch der Software in den Nutzerinnen und Nutzern verankert ist. Sie haben das Gefühl, dass sie es an ihre Bedürfnisse anpassen und konfigurieren können. Es ist einfach, es ist vertraut, sie fühlen sich wohl damit. Das Problem ist nicht die Excel-Tabelle, die ansonsten ein wirklich tolles und leistungsfähiges Programm ist (komm schon, ich habe das endlich erkannt, tief im Inneren liebe ich es auch).

Das Problem ist die Verwendung und der Missbrauch von Excel-Tabellen. Wie meine Mutter zu sagen pflegte, wenn man nur eine Rute hat, erscheint plötzlich alles wie ein Haken. Tabellenkalkulationen sind, kurz gesagt, Programme, mit denen wir schnell "kleine Hilfsprogramme" zusammenstellen können. Jedes Mal, wenn jemand eine Excel-Tabelle benutzt, liegt das daran, dass ein Programm (oder ein Entwickler) ihm nicht das gegeben hat, was er braucht. Die Excel-Tabelle ist die Ressource, auf die du zurückgreifst, wenn du "nichts Besseres" hast.

Daher wird die Excel-Tabelle in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess immer eines der schwächsten Glieder sein und unweigerlich eliminiert werden.

Abgesehen von schnellen Berechnungen oder ein paar Diagrammen sollten wir keine Excel-Tabellen verwenden müssen. Sie kann auch als Skizze oder erste Lösung für eine spätere spezifische Entwicklung nützlich sein, aber eine Tabelle sollte nie als dauerhafte Lösung betrachtet werden. Und schon gar nicht als optimale oder wünschenswerte Lösung. Natürlich solltest du auf keinen Fall die grundlegenden Prozesse deines Geschäftssystems auf Excel-Tabellen aufbauen.